Pierwszego dnia maja 2019 r. weszła w życie znowelizowana ustawa podpisana przez Prezydenta RP niecały miesiąc wcześniej, tj. 03.04.2019 r., która nakłada na przedsiębiorców przymus wymiany standardowej kasy fiskalnej na wersje online. Zmiana ta wywołała mnóstwo obaw, jak się okazuje – bezpodstawnych. Dowiedz się już dziś, czym się różni tradycyjna kasa fiskalna a online i co warto o nich wiedzieć.
Czym jest kasa fiskalna? Garść ogólnych informacji
Kasa fiskalna to urządzenie przeznaczone do rejestrowania sprzedaży. Stosuje się je z powodzeniem na całym świecie.
Kasy fiskalne zostały wprowadzone w celu ułatwienia kontroli odpowiednim dla miejsca zamieszkania służbom (w Polsce – Urzędom Skarbowym) oraz usprawnienia ewidencjonowania sprzedaży przedsiębiorcy. Urządzenie tego rodzaju zdecydowanie wpływa na zmniejszenie tzw. “szarej strefy”, dlatego w większości państw jest wymagane prawnie.
Standardowa kasa fiskalna – budowa, cechy i charakterystyka
Standardowa kasa fiskalna zapisuje rekordy (raporty dobowe, miesięczne, sfinalizowane paragony oraz paragony anulowane) w wewnętrznej pamięci, która jest niedostępna dla użytkownika i osób postronnych. Jej zawartość może odczytać wyłącznie specjalista z odpowiednimi uprawnieniami nadanymi przez producenta lub importera wybranej kasy.
Sama pamięć jest dość pojemna – można na niej zapisać nawet 5 lat codziennie generowanych raportów, które należy przechowywać i zabezpieczyć wedle aktualnie obowiązującego prawa podatkowego. Po tym czasie należy zainwestować kolejne fundusze w wymianę pamięci fiskalnej, lub zakup nowego urządzenia.
Pracownik lub przedsiębiorca w trakcie eksploatacji kasy fiskalnej w typie standardowym jest zobowiązany do sporządzania raportów dobowych, które musi przechowywać w papierowej formie na czas ewentualnej kontroli.
Jak działa kasa fiskalna online?
Eksploatacja kasy fiskalnej online jest bardzo podobna do sposobu użytkowania modelu tradycyjnego. Urządzenie jest wyposażone w takie same rzędy klawiszy, ma wbudowany wyświetlacz i generuje dla klientów papierowe paragony. Tu jednak podobieństwa się kończą.
Kasa fiskalna online komunikuje się w trybie ciągłym z CRK, czyli Centralnym Repozytorium Kas, zarządzanym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Przez internet wysyłane są wszystkie istotne dane na temat sprzedaży. Dzieje się to automatycznie, operatorowi pozostaje jedynie ich wprowadzanie na kasie.
Kasa fiskalna tradycyjna a kasa fiskalna online – komfort użytkowania
Dla przedsiębiorcy użytkowanie obu kas na co dzień jest w zasadzie nie do odróżnienia. Kasy fiskalne online powstały w dużej mierze w oparciu o tradycyjne modele, aby przejście na nowe urządzenia było jak najmniej odczuwalne przez przedsiębiorców.
W efekcie na rynku pojawiło się kilka całkiem nowych modeli, ale większość kas online to po prostu kontynuacja dla popularnych, sprawdzonych i lubianych urządzeń. Osoba niezwiązana z branżą fiskalną może zewnętrznie nie dostrzec żadnej różnicy, pomiędzy kasą z kopią elektroniczną, a taką samą kasą online od danego producenta. Urządzenia online nie są również droższe od swoich poprzedników. Dopiero wyposażenie kasy online w dodatkowy moduł komunikacji z CRK zawyża cenę urządzenia. Dla swojego komfortu jednak warto w to zainwestować!
Kasa fiskalna tradycyjna a online – podłączenie
Kasa fiskalna tradycyjna to urządzenie, które do pracy wymaga źródła prądu (lub naładowanego akumulatora w przypadku modeli mobilnych) i zapasu papieru w postaci rolek termicznych. Oznacza to, że można ich używać dosłownie wszędzie – również tam, gdzie nie ma dostępu do energii elektrycznej oraz do internetu. Ma to szczególnie duże znaczenie w przypadku przedsiębiorców działających mobilnie i działalności usługowej.
Zupełnie inaczej jest w przypadku kas fiskalnych online. Do ich pracy absolutnie niezbędne jest podłączenie do sieci internetowej – i to nie byle jakiej. Musi być w pełni stabilne i zapewniać bezproblemową, stałą wymianę informacji pomiędzy urządzeniem rejestrującym a CRK.
Jak w takim razie połączyć kasę fiskalną z siecią?
Do podłączenia urządzenia do sieci możemy wykorzystać kilka standardowych protokołów. Najpopularniejszym jest kabel Ethernet, który należy podłączyć do urządzenia i do routera bądź modemu. Jest to bazowe rozwiązanie, dostępne prawie we wszystkich kasach online. Jest to także sprawdzona opcja, bywa jednak niestabilna i może sprawiać nam kłopoty.
Drugim sposobem połączenia się z siecią jest Wi-Fi, czyli bezprzewodowy protokół, który zapewnia nam możliwość pracy bez podłączania dodatkowych przewodów. Tutaj musimy pamiętać, by pozostawać w zasięgu. Z doświadczenia każdy z nas także wie, że WiFi ma swoje humory i także może być problematyczne.
Trzecim sposobem podłączenia urządzenia do sieci internetowej jest moduł GSM/GPRS (karta SIM). To rozwiązanie zdecydowanie najbardziej stabilne, niezawodne i godne zaufania. Zapewnia odpowiedni zasięg, a jakość internetu nie jest zależna od infrastruktury operatora. W takim przypadku jedynym ograniczeniem jest zasięg sieci komórkowej, który jednak zaniemoże dopiero w przypadku odległych terenów leśnych lub górzystych.
Inne ciekawe informacje na temat kasy fiskalnej online
Obecnie tradycyjne kasy fiskalne zostały prawie całkowicie wyparte przez urządzenia typu online na mocy prawa, ale czy wiąże się to z wieloma problemami i kosztami dla przedsiębiorcy? Jak się okazuje – nie. Użytkowanie kasy online w praktyce w ogóle się nie różni od użytkowania kasy tradycyjnej. Z reguły nie jest wymagane dodatkowe przeszkolenie, a jeśli już się trafi, to będzie dotyczyło raczej detali i kosmetycznych zmian względem protoplasty. Warto także wiedzieć, że zwrot 700zł obowiązuje w tym momencie tylko na kasy online.
Partnerem artykułu jest sklep Mico, oferujący tradycyjne kasy fiskalne, jak i kasy fiskalne online.
