Firma zwiększa sprzedaż, liczba zamówień rośnie, a wraz z nią przybywa drobnych czynności wykonywanych każdego dnia. Trzeba przyjąć dostawę, rozłożyć towar, skompletować produkty, dobrać opakowanie, przykleić etykietę, dołączyć ulotkę i przygotować paczkę dla kuriera. Każde zadanie zajmuje kilka minut. Gdy jednak firma wykonuje je setki razy w miesiącu, ich koszt może wyraźnie zmniejszyć marżę.
Drobna czynność ma konkretny koszt
Koszt pakowania zamówienia nie ogranicza się do kartonu i taśmy. Firma płaci przede wszystkim za czas pracownika. Do tego dochodzi wykorzystanie powierzchni, wyposażenia magazynu, materiałów opakowaniowych oraz systemów potrzebnych do ewidencji i obsługi wysyłek.
Szczególnie pracochłonna pozostaje kompletacja. Analizy procesów magazynowych pokazują, że picking może odpowiadać za około połowę kosztów operacyjnych magazynu. Dużą część czasu pochłania samo przemieszczanie się między miejscami składowania, wyszukiwanie produktów i przygotowanie dokumentacji.
Problem rośnie, gdy takie zadania wykonują osoby, których podstawowa praca dotyczy sprzedaży, marketingu czy administracji. Godzina wykorzystana na pakowanie zestawów promocyjnych nadal kosztuje firmę tyle, ile godzina pracy specjalisty.
Marża znika w czynnościach, których firma nie mierzy
Koszty logistyczne często rozpraszają się pomiędzy różne działy i pozycje księgowe. Pensja pracownika trafia do kosztów zatrudnienia, kartony do materiałów, wynajem powierzchni do kosztów stałych, a przesyłki kurierskie do kosztów transportu. Trudniej wtedy odpowiedzieć na proste pytanie: ile naprawdę kosztuje przygotowanie jednego zamówienia?
W kalkulacji należy uwzględnić m.in.:
- przyjęcie i rozłożenie dostawy,
- kompletację produktów,
- pakowanie i zabezpieczanie przesyłek,
- etykietowanie oraz przygotowanie dokumentów,
- tworzenie zestawów i dokładanie materiałów promocyjnych,
- przekazanie paczek do wysyłki,
- obsługę zwrotów i ponowne wprowadzenie towaru do magazynu.
Dopiero po zsumowaniu tych pozycji można porównać koszt obsługi zamówienia z marżą osiąganą na sprzedaży.
Większa sprzedaż nie zawsze poprawia wynik
Przy małej liczbie zamówień własna obsługa logistyczna może pozostawać łatwa do opanowania. Sytuacja zmienia się przy kilkuset lub kilku tysiącach powtarzalnych operacji. Firma potrzebuje kolejnych stanowisk pracy, regałów, materiałów, powierzchni i ludzi. Pojawiają się nadgodziny, a okresowe skoki sprzedaży wymagają szybkiego zwiększenia możliwości magazynu.
Koszt podnosi również brak powtarzalnego procesu. Jeżeli pracownik za każdym razem sam ustala sposób pakowania, szuka produktu albo przygotowuje zestaw według osobnej instrukcji, czas obsługi jednej paczki rośnie. Przy większej skali kilka dodatkowych minut na zamówieniu daje dziesiątki lub setki roboczogodzin miesięcznie.
Błędy logistyczne również obciążają rentowność
Presja czasu zwiększa ryzyko pomyłek. Zły produkt w paczce, brak gratisu, niewłaściwa etykieta czy błędnie przygotowany zestaw oznaczają kolejną wysyłkę, obsługę kontaktu z klientem i ponowną pracę magazynu. Jedna pomyłka nie przesądza o wyniku finansowym. Powtarzalne błędy przy dużej liczbie zamówień tworzą już mierzalny koszt.
Dlatego przy rosnącej skali warto policzyć koszt pojedynczej operacji i sprawdzić, które zadania rzeczywiście opłaca się utrzymywać we własnej strukturze. Obsługa logistyczna dla firm może obejmować wybrane etapy, na przykład magazynowanie, kompletację, pakowanie lub przygotowanie wysyłek, bez konieczności przekazywania całego procesu jednemu wykonawcy.
Kiedy warto przeliczyć własny model logistyczny?
Sygnałem do kalkulacji nie musi być brak miejsca w magazynie. Wystarczy, że pracownicy coraz większą część dnia przeznaczają na pakowanie, przepakowywanie, etykietowanie lub przygotowanie przesyłek, a koszt tych czynności trudno przypisać do konkretnego zamówienia.
Jeśli szukasz sposobu na przekazanie części takich prac zewnętrznemu operatorowi, zapoznaj się z ofertą TOPLOGISTIC. Firma może przejąć między innymi magazynowanie, kompletację, pakowanie, co-packing, przygotowanie wysyłek oraz obsługę zwrotów, dzięki czemu łatwiej porównać koszt realizacji konkretnych operacji z ich wykonywaniem we własnej strukturze.
